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Come gestire il no show al ristorante

Come gestire il no show al ristorante e garantirsi la sala pienaA quale ristorante non è mai capitato? È giovedì pomeriggio e cominciano già ad arrivare le prenotazioni per venerdì sera. Arrivi a riempire già il 40, perfino 50% del locale con queste ultime e stai già preparando tutto per la serata. Ma arrivati al momento fatidico, la maggior parte non si presenta: è l’incubo del no show al ristorante.

Se la situazione che abbiamo descritto ti suona famigliare, sai certamente quanto questo fenomeno abbia un impatto gravoso sui ristoratori. Non solo in termini economici, ma anche di organizzazione e di tranquillità. Purtroppo la maleducazione e la mancanza di rispetto sono come le zanzare: non puoi mai liberartene del tutto e torneranno sempre a pungerti. 

Ma la domanda è: come si gestisce questo fenomeno? O meglio, come facciamo a limitare i danni e a evitare le perdite? Adesso te lo spieghiamo parlandoti di alcune tecniche testate dai consulenti di Restaurantrend.

Come si evita il no show al ristorante?

Purtroppo, evitarlo al 100% è impossibile. Dopotutto, gli imprevisti possono sempre capitare e di certo non porteremmo rancore al cliente che non si presenta e non avvisa per un’emergenza medica seria o per un qualche piccolo disastro. Ma quando le persone scelgono di non venire, senza dire nulla, perché “hanno cambiato idea”, diventa una seria mancanza di rispetto per il lavoro che ha dei costi importanti. 

L’incasso

Il costo più evidente, e per questo il più fastidioso, è ovviamente il mancato incasso. Sapere che 5 potenziali clienti andranno a spendere i loro soldi da qualche altra parte non è certo un boccone facile da mandar giù. 

Se si tratta di una serata di punta, come il fine settimana, potrebbe essere relativamente semplice riempire il tavolo con altri clienti. Discorso diverso quando si parla di giornate più scariche, dove una prenotazione persa potrebbe incidere notevolmente sull’incasso a fine turno.

Personale e cibo

Più clienti vuol dire più lavoro, ma se non si presentano allora tu rimani con una cucina più affollata e più ore da pagare. O potresti avere chiamato personale extra per gestire la serata, finendo per dover pagare delle risorse che ora sarebbero sprecate. 

Per non parlare del cibo. Se stai aspettando 20 persone e scongeli 20 bistecche, potresti ritrovarti a doverne buttare 5 o 10. Quello che sembra una piccola perdita, sul lungo periodo si trasforma in un buco da cui ti scappano centinaia e centinaia di euro. Occhio a non prosciugarti!

Lo stress

È più che umano. Il no show al ristorante è un gesto brutto, irrispettoso e scortese. E nessuno che abbia mai avuto un ristorante potrebbe rimproverarti se all’ennesimo episodio tu ti lasciassi prendere dalla rabbia o dallo sconforto. 

E questo in genere è il punto dove sei messo di fronte a un bivio: chiamare il cliente che non si presenta per gridargli un gran vaffa… oppure studiare una strategia per gestire il no show e ridurre i danni. Quale scegli?

Strategie e trucchi per disincentivare il no show al ristorante

Se stai ancora leggendo, immagino tu abbia scelto la seconda. Bene, sono contento della tua scelta, anche perché la parte della telefonata sarebbe passibile di denuncia. Quindi non perdiamo la testa e capiamo come gestire la situazione. 

Esistono diverse tecniche e ogni ristorante le applica un po’ a modo suo, ma noi abbiamo fatto una sintesi con quelle che riteniamo essere le migliori. Per ogni caso, abbiamo incluso un esempio reale, per aiutarti a capire meglio. Cominciamo!

Tenere traccia dei no show e segnare i clienti

Non sottolineeremo mai abbastanza quanto siano importanti i dati. Tenere traccia dei contatti, segnare chi ti chiama e catalogare le persone è utilissimo per un semplice motivo: ti fa capire con chi hai a che fare. 

Partiamo da uno strumento semplice e gratuito, come Whatsapp Business. Puoi collegarlo a tutti i tuoi social e a Google e usarlo per prendere le prenotazioni. In questo modo, avrai direttamente il numero di chi ti ha contattato. 

Ora, mettiamo che questa persona non si presenti: tu avrai l’opzione di aggiungere un tag, un’etichetta digitale, al suo contatto. Così, se la settimana dopo questa persona ti contatterà di nuovo per prenotare, saprai per certo che questo cliente non è degno di fiducia e potrai dare la prenotazione a qualcun altro. 

Usa una lista d’attesa

Questo sistema è semplice e richiede solo un minimo di organizzazione. Se ricevi numerose prenotazioni, ma temi che qualcuna possa non presentarsi, allora la lista d’attesa è molto utile. 

Tutto quello che devi fare è dare la possibilità ai clienti di prenotarsi anche quando non ci sono più posti disponibili. Dando loro modo di aggiungersi a una lista d’attesa, magari attraverso il tuo sito o anche solo lasciando il loro recapito telefonico a te, potrai ridurre di parecchio il no show. 

Il metodo della lista d’attesa funziona anche nel caso in cui un tavolo si dovesse liberare prima del previsto. Esistono numerose soluzioni per creare liste d’attesa efficaci, ma ricorda che è facile sbagliare, perciò può essere utile sentire il parere di un esperto prima. 

Dai ai clienti un tempo limite

Si tratta del metodo più semplice, ma anche del più brutale (si fa per dire). Per metterlo in pratica, non devi fare altro che avere il recapito telefonico di chi ha fatto la prenotazione. 

Al momento della prenotazione, ti basterà ricordargli che nel caso non si dovesse presentare senza darti un avviso, il suo tavolo verrà automaticamente dato al prossimo cliente. Mettiamo un tempo limite di 20 minuti, per esempio. 

Se vuoi avere il miglior effetto possibile, ricordati di scrivere un altro messaggio 10 minuti prima, ricordandogli della sua prenotazione. In questo modo, gli ricorderai che deve presentarsi in tempo ed eviterai anche scomodi ritardi. 

Attenzione però: molte persone non prendono bene che gli si dica cosa fare. Quando scrivi questi messaggi ti consigliamo di usare un testo pre-impostato che sia fermo ma comunque gentile e rispettoso. 

Altre strategie per gestire il no show al ristorante?

Ne esistono molte altre, certo. Come abbiamo detto prima, questo articolo è solo un piccolo riassunto, un assaggio per mettere in moto le idee e trovare soluzioni. 

Non è nemmeno detto che queste soluzioni si applichino al tuo ristorante, perché ogni attività vive la sua situazione particolare e bisogna conoscere bene l’ambiente per poter prendere una decisione seria. 

Nel caso tu stia cercando ancora la tua strategia, puoi rivolgerti a noi per un check up gratuito della tua attività. Con una semplice consulenza, guadagnerai un vantaggio incredibile rispetto alla concorrenza!

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